A automação de processos permite que atividades que antes eram manuais possam ser substituídas pela máquina, a partir do uso da tecnologia e de dados.
Nas empresas, muitos colaboradores ficam reféns de inúmeras atividades que consomem muita mão de obra operacional, tempo excessivo e retrabalho. Ao mesmo tempo, em vez de repensar formas de aprimorar a produtividade, a companhia muitas vezes acaba insistindo em um outro velho caminho: contratar mais pessoas ou investir em treinamentos.
Acontece que isso nem sempre é sustentável, principalmente no contexto atual da transformação digital.
É nesse momento que uma solução de automação de processos em software chega e assume papel importante, capaz de otimizar o trabalho realizado, aprimorar os produtos e serviços oferecidos e, por fim, cativar e fidelizar clientes com atendimento fora da curva.
Neste conteúdo, elencamos os principais benefícios da automação de processos que podem ser úteis para qualquer negócio, não importando o segmento. Confira!
O que é a automação de processos?
Automação de processos é uma forma de tornar mais inteligente os fluxos de trabalho. Isso porque ela possibilita eliminar tarefas manuais, reduzir o esforço humano em tarefas repetitivas e liberar o pessoal para funções mais estratégias e criativas. Mais do que apenas tecnologia, a automação diz respeito a repensar processos e tarefas rotineiras.
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8 benefícios da automação de processos em softwares
No contexto de soluções digitais, como plataformas, aplicativos e softwares em geral, qualquer empresa pode experimentar diversos benefícios com a automação de processos. A seguir, listamos os principais deles:
1. Integração
De alguma maneira, pode-se dizer que a automação de processos em si já se trata de um tipo de integração. Afinal, a automatização de tarefas só é possível porque envolve a conexão entre sistemas e dados, promovendo uma linha de comunicação contínua de informações.
A exemplo disso, no contexto de um app de plano de saúde, uma automação poderia filtrar rapidamente casos de pedidos mais básicos feitos por pacientes — em vez do gestor ou analista precisar receber e analisar, um a um, dezenas de pedidos.
A partir de recursos como ERPs, CRMs e sistemas financeiros integrados, por exemplo, também é possível desburocratizar o fluxo de dados e eliminar gargalos.
2. Maior padrão de qualidade
Imagine uma empresa em que vários colaboradores exercem uma mesma função ou tarefa ao longo de um processo. Isso pode levar a falhas e incoerências no padrão, uma vez que seres humanos não estão isentos de erros e falhas operacionais.
É possível superar esse problema através da automação, uma vez que essa tecnologia é concebida para executar os processos conforme os padrões de qualidade definidos pela empresa. Assim, no longo prazo, esse padrão se torna consistente e duradouro.
3. Aumento da produtividade
A automação libera tempo dos funcionários para que possam focar em atividades que realmente importam para os resultados. Preecher planilhas, assinar e enviar contratos, por exemplo, são tarefas que podem ser adotadas pela automação.
É válido destacar uma pesquisa da AX4B, que apontou que 84% dos profissionais acredita perder tempo com atividades repetitivas e manuais no trabalho.
Nessa direção, a automação se mostra como um recurso um importante para otimizar o tempo de trabalho e dividir atividades importantes em soluções automatizadas.
4. Tomada de decisão mais certeira
Mais um benefício da automação de processos é tornar gestores melhor embasados na tomada de decisão, reduzindo os riscos de suas ações.
Planilhas desatualizadas, dados descentralizados e conflitos de informações entre departamentos podem levar o gestor a se basear em achismos. Com a automação, é mais fácil acessar relatórios em tempo real, verificar tendências e ajustar as estratégias.
5. Melhor qualidade do produto/serviço
A automação de processos em softwares também é sentida na percepção dos clientes sobre a qualidade do produto ou serviço.
Ao criar consistência e padronização em cada processo, a avaliação geral do cliente melhora em relação ao tempo de resposta, personalização e valor percebido. Assim, com uma entrega de valor que vai além das expectativas, os clientes tendem a comprar de novo da empresa, e isso aumenta a reputação da marca perante o mercado.
6. Capacidade de se reinventar
Por melhor que uma empresa seja em seu ramo de atuação, ela precisa estar sempre antenada aos movimentos do mercado para se manter atrativa e atual.
Ao reduzir a dependência de tarefas maçantes e repetitivas, mais um benefício da automação de processos é permitir que as empresas invistam mais tempo explorando ideias, desenvolvendo novas soluções e aprimorando os atuais produtos.
Isso é valioso principalmente em setores competitivos, que exigem inovação constante e agilidade para se adaptar às mudanças do mercado.
7. Redução de custos
Outro benefício da automação de processos em softwares é reduzir custos, como tarefas com processos excessivamente manuais que causam retrabalhos.
Imagine que uma corretora de seguros precisa fazer todo o cadastro de clientes manualmente, além de controlar as comissões dos corretores. São horas e mais horas gastas em uma tarefa repetitiva que não está diretamente ligada aos resultados.
Com a automação, por sua vez, todo o cadastro dos clientes pode ocorrer via formulários e integração com sistemas de CRM. As comissões também poderiam ter cálculos automáticos e precisos, gerados de forma instantânea no fechamento de cada negócio.
Todo esse tempo poupado reduz custos operacionais, melhora a rentabilidade do negócio e possibilita a geração de um ROI mais sustentável.
8. Escalabilidade
Lidar com o aumento de demanda é um importante desafio de companhias em crescimento – então, eis aqui outro benefício da automação de processos.
Ao automatizar tarefas nos departamentos da empresa, a companhia pode aumentar consideravelmente a demanda sem perder a eficiência, ou ainda sem se preocupar com a sobrecarga de trabalho dos colaboradores.
A automação de tarefas também mostra que é possível crescer sem gastar muito ou fazer novos investimentos – em colaboradores ou infraestrutura. Isso porque é possível gerar tração no crescimento da empresa sem impactar a produtividade.
Com processos bem azeitados, a empresa pode atender 10 ou 1000 clientes com o mesmo nível de qualidade e comprometimento.
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