Como fazer mais, com menor custo e menor tempo?
É essa pergunta que os gestores se fazem vez ou outra nas empresas. A resposta não é tão simples, e geralmente envolve novas estratégias e soluções tecnológicas. E uma dessas tecnologias é a automação robótica de processos.
A automação robótica de processos, ou RPA, é o uso da tecnologia para automatizar tarefas repetitivas que levariam mais tempo se realizadas por seres humanos. Assim, ao diminuir o trabalho manual, é possível reduzir custos e focar em tarefas de maior valor agregado.
Diferentemente da inteligência artificial, a RPA não é totalmente autônomo. Isso porque ele depende da intervenção humana por trás, de modo que as tarefas a serem automatizadas possam ser definidas, além de avaliar eventuais mudanças a serem implantadas no decorrer do processo.
Neste conteúdo, você vai conferir como funciona a automação robótica de processos, qual a diferença com a IA e suas principais vantagens.
- Confira também: 8 benefícios valiosos da automação de processos em softwares!
O que é RPA e como ele funciona?
Automação robótica de processos é um conceito que vem do termo em inglês “robotic process automation” – simplesmente RPA, ou robótica de software.
Deve ter passado pela sua cabeça a imagem de um robô metálico com bracinhos trabalhando, não é? Nada disso.
Na verdade, a RPA é uma tecnologia que opera na camada da interface grática de aplicações, capaz de imitar ações humanas repetitivas realizadas no computador. Eles seguem regras pré-definidas por um funcionário humano, e desse modo podem clicar, digitar, copiar e colar dados relevantes, além de outros tipos de ações.
Imagine o processo de conferência de entradas e saídas financeiras.
No processo manual, o funcionário precisa acessar o internet banking da empresa, baixar manualmente os dados e gerar um relatório no ERP, comparando linha por linha todos os valores dos lançamentos. Já através da RPA, além de automatizar todo esse processo, ao final também é capaz de gerar um relatório com as inconsistências detectadas (sem depender da análise manual humana para isso).
É importante saber que a RPA pode ser integrado a outros sistemasa de três formas:
- RPA Assistida: opera com intervenção humana, sendo acionada por usuários ou atuando em conjunto com eles. Na prática, é como um assistente que agiliza tarefas específicas durante o trabalho.
- RPA Autônoma: funciona sem envolvimento humano. É baseada em gatilhos e entradas de dados, executando processos do início ao fim de forma totalmente independente.
- RPA Híbrida: combina os dois modelos. Nesse caso, bots e pessoas compartilham responsabilidades no mesmo fluxo, com os robôs assumindo partes do processo enquanto os usuários podem interagir quando for necessário.
Como a automação robótica de processos resolve problemas?
Agora que você entendeu o que é e como funciona a RPA, é importante conhecer alguns problemas práticos que a tecnologia resolve, entre os quais:
- evitar retrabalho com erro manual: a automação robótica de processos pode substituir processos feitos à mão em planilhas que estão mais sujeitos a erros.
- agilizar o processamento de tarefas: uma equipe levaria horas para lidar com o alto volume de notas fiscais, por exemplo, o que pode ser otimizado através da conexão da RPA com ferramentas internas da empresa.
- maior padronização nos processos internos: quando funcionários humanos executam uma mesma tarefa, o resultado nem sempre é igual. Isso é diferente com a RPA, que garante maior conformidade com os padrões pré-estabelecidos.
- maior visibilidade dos processos: monitorar os processos pode ser difícil, sobretudo quando envolve diversas áreas. A RPA permite uma visão holística do andamento do processo, rastreando tarefas e monitorando o status de cada ação.
RPA e inteligência artificial são a mesma coisa?
Se assim como a automação robótica de processos a IA também lida com automação, isso significa que ambas as tecnologias são iguais, certo?
Apesar de tanto a IA como a RPA ajudarem a potencializar o ganho de tempo e reduzir erros em processos, o que difere é a forma como cada uma automatiza os processos.
A IA pode aprender com o tempo, interpretar e tomar decisões baseada em dados através de recursos como machine learning (ML) e processamento de linguagem natural (NLP). Ou seja, tem maior autonomia em decidir como resolver os problemas com os quais lida.
Enquanto isso, a RPA é usada exclusivamente para seguir regras e intruções fixas que tenham sido pré-definidas por humanos.
Ao contrário do que você pode estar pensando, as duas soluções não são excludentes. A combinação da IA com a RPA pode levar a solucionar problemas mais facilmente, assim como acionar insights de IA de forma automatizada para aprimorar a automação de softwares.
Em resumo, esse último é o melhor dos cenários.
Aproveitando o assunto, confira neste outro artigo quais são as 7 tendências em tecnologia que você precisa conhecer!
Quais as vantagens de implantar a RPA em seu negócio?
As vantagens da automação robótica de processos são inúmeras. Elas vão desde os benefícios mais imediatos, como a rápida implantação e redução de erros operacionais, até os ganhos de longo-prazo, que inclui maior escalabilidade para o negócio.
Automação rápida
A primeira vantagem é que a RPA não exige mudança no sistema que o cliente já usa – seja ERP, CRM, planilha ou plataformas. Além disso, a integração do sistema é possível mesmo sem ter necessariamente um desenvolvedor disponível – ou seja, times não técnicos. Isso permite resolver os problemas atuais da organização com o mínimo de atrito.
Redução de erros operacionais
Robôs, diferentemente de humanos, são mais rígidos ao seguir processos e padrões, eliminando distrações ou variações. Assim, a automação robótica de processos se ajusta perfeitamente a cenários onde há pouco espaço para erro, como é o caso de setores como financeiro, logística e atendimento.
Ganho de produtividade
Uma das mudanças que a transformação digital trouxe foi o ganho de eficiência sem necessariamente aumentar a equipe. Ou seja, fazer com que o time atual possa otimizar o próprio trabalho e fazer sobrar tempo para tarefas estratégicas. Esse é um ponto positivo que, consequentemente, também leva à redução de custos.
Maior escalabilidade
Ao ser implementada, a automação robótica de processos precisa ser pensada desde o início para atender cenários de crescimento. A RPA cumpre requisitos importantes e pode auxiliar setores na proteção de dados e alta demanda de tarefas. No fim, trata-se de uma solução econômica e segura para a expansão da companhia.
Adaptável a diferentes setores e processos
A flexibilidade da RPA beneficia diversos setores, entre os quais temos:
- serviços financeiros, que usam bots para entrada de dados de clientes;
- seguros, que inclui etapas como o processamento de sinistros;
- varejo, do processamento de pedidos até o relacionamento com o cliente;
- saúde, com cadastros, convênios e agendamentos de exames.
Quando é a hora certa para adotar a automação robótica de processos?
Não faltam processos e tarefas dentro de uma organização que possam ser aprimorados a partir da automação robótica de processos.
Mas como descobrir se esse investimento faz sentido agora?
Existem alguns sinais que você deve começar a prestar a atenção. O primeiro deles é se a companhia gasta muito tempo com tarefas rotineiras que poderiam ser substituídas pelo robô, assim como se há atualmente muitos erros humanos e gaps operacionais.
Além disso, se você possui processos com regras bem definidas e instruções fixas, eles podem ser aprimorados com a RPA.
Em um primeiro momento, a organização não precisa adotar a automação robótica de processos em 100% dos processos que a equipe executa. Uma ótima opção é iniciar aos poucos, começando com um processo simples, até mesmo para facilitar a adaptação.
Conclusão
Como vimos, não dá para abrir mão da RPA quando a sua empresa lida com processos e tarefas que consomem muito tempo do seu pessoal.
Se temos a opção de simplificar as coisas, o melhor caminho é adotar a tecnologia aos poucos e deixar que a máquina assuma aquelas tarefas repetitivas que fazem parte da rotina.
Quando combinada com outras soluções, como inteligência artificial, a RPA oferece ainda mais benefícios e, no fim do dia, pode gerar um ROI relevante para as empresas que apostam nela.
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